#서비스기획 - 회원 [개인정보 이용내역] 메일 발송(Ver.2024)

개인정보 이용내역 메일 발송

아래 대상자는 개인정보 보호법에 따라 연 1회 이상 회원에게 [개인정보 이용내역] 관한 내용의 메일을 고지해야만 한다.
정보주체의 수(5만 명, 100만 명)는 전년도 말 기준 직전 3개월 간 일일평균을 기준으로 산정한다.

• 5만 명 이상의 정보주체에 관하여 민감정보 또는 고유식별정보를 처리하는 자
• 100만 명 이상의 정보주체에 관하여 개인정보를 처리하는 자

11~12월에 가장 많이 볼 수 있는 개인정보 이용내역 이메일 발송 관련해 파악해야 할 내용을 간략하게 기록하고자 한다.

 

1. 관련 법령 및 내부 이용약관 변경 확인

2024년 기준으로는 아래 법령을 참고하면 된다.

개인정보 보호법 [제20조의2(개인정보 이용ㆍ제공 내역의 통지)]

개인정보 보호법 시행령 [제15조의3(개인정보 이용ㆍ제공 내역의 통지)]

법령은 대통령령과 시행령으로 구분되는데 대통령령이 큰 맥락의 기준이 되는 내용이라고 하면, 시행령은 말 그대로 실행 기준이다.
대통령령이 상위 법령이다. 시행령에는 고지하는 방법과 횟수가 기재되어 있다.

대통령령과 시행령은 조항이 바뀔 수 있기 때문에 꼭 확인해야 한다.
쉽게 확인할 수 있는 방법은 담당자 본인의 개인메일에 검색을 해보면 다른 업체에서 어떻게 기재해서 보내고 있는지 파악할 수 있다.
단, 그 담당자도 실수를 했을 수 있으니 꼭 다시 확인해서 꼼꼼히 파악해 보도록 한다.

내부적으로 이용약관에 대한 변경된 내용이 있을 수 있다.
예를 들면, 제3자에 대한 정보 제공이나 회원 로그인 SNS연동/계정 통합으로 인한 정보수집의 변경이 있을 수 있다.
한 해동안 히스토리를 다시 한번 살펴볼 필요가 있다.

 

2. 대상 회원수 파악

앞서 말한 바와 같이 개인정보 보호법에서 정하는 정보주체수가 있다. 회원수가 늘어서 또는 줄어서 대상이 아닐 수 있기 때문에 내부 서비스의 대상 회원수를 파악해 보도록 한다.

법령에서는 통합/연동 회원에 대한 발송 기준은 명시되어 있지 않다.
내부 기준에 따라 통합/연동된 계정에는 중복으로 메일을 발송하지 않아도 된다.
단, 내부적으로 기술적/정책적 기준이 정해져 있어야 한다. 통합/연동 시 마스터 계정의 이메일 정보와 이메일 중복 또는 유효성 기준이 있어야 한다.

대상 회원수를 파악하는 것은 굉장히 중요한 일이다.
누락되어서도 안되고 중복으로 여러 번 발송되어서도 안된다.

 

3. 콘텐츠(퍼블리싱 페이지) 준비

메일 내용에 들어갈 콘텐츠를 준비해야 한다.
일반적으로는 지난해 콘텐츠를 활용하는 편이지만 내부 협의를 통해 내용을 변경할 수 있다.
올해 트렌드는 최소한의 정보만 기재하고 링크를 삽입하는 편인 듯하다.

디자인은 부수적인 내용이고 내용의 텍스트가 중요하다.
앞서 찾은 법령 조항은 잘 입력되었는지, 내부적으로 변경된 이용약관은 없는지.
마지막으로 오탈자는 없는지 확인의 확인을 꼭 해야 한다.

쉽게 놓칠 수 있는 부분으로는 내용 푸터에 들어가는 회사 정보이다.
대표자, 주소의 변경 그리고 대표번호, 대표이메일 정보가 알맞게 기재되어 있는지 확인한다.

 

4. 발송 준비

1) 이메일 대량 발송 업체 선정
5만 명 이상 고객에게 메일을 발송해야 하기 때문에 일반적으로 대량 발송 업체를 통해 보낸다.
큰 불편함이 없었다면 기존에 사용하던 업체를 쓸 것이다. (나는 업체를 바꿀 것이다.)

2) 테스트 발송
위 내용이 모두 준비가 되면 테스트 발송을 해본다.
템플릿 또는 이미지로 확인한 내용과 메일로 받아본 느낌은 다르다.
로고에 서비스 홈으로 이동되는 링크와 개인정보 이용내역 버튼을 눌렀을 때 이동되는 것을 꼭 확인을 해봐야 한다.

3) 충전금 확인
내부 시스템에 따라 발송을 하기 전에 품의서를 쓰고 지출결의서를 작성하는 회사가 있을 수 있다.
그때 당연히 대상수와 예상 발생비용을 파악하기 때문에 충전금은 지금 단계에서는 파악할 필요 없다.
그래도 발송 전에 충전금이 충분한지 확인해야 한다.

4) 대량 엑셀파일 업로드 테스트
간과할 수 있는 부분이다. 준비된 엑셀파일을 미리 업로드해 볼 것을 추천한다.
파일 크기, 인원수 제한 또는 알 수 없는 오류로 인해 발송 당일 괜한 시간을 빼앗길 수 있다.

 

5. 이메일 대량 발송

보고한 발송일 전 일에 "예약발송"을 새벽에 해두길 권장한다.
불안하다면 평소보다 조금 더 일찍 출근해 발송하길 바란다.

대량으로 발송되면서 시스템의 일시적 오류가 발생할 수 있다.
그렇게 되면 재발송의 재발송을 해야 하는 상황이 생길 수 있다.
올해 내가 경험한 것은 금방 끝날 것 같던 이 일을 하루종일 붙잡고 할 수밖에 없었던 이유이다.

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짧은 회고...

대량 엑셀파일을 업로드하면서 이메일 유효성 케이스에 대해서도 살펴볼 수 있다. 
생각보다 기상천외한 이메일을 볼 수 있다. 당연히 사용하지 않을 이메일 주소 말이다. 
이런 부분은 참고하여 회원 이메일 등록 시 유효성 케이스에 추가하면 좋을 듯하다.

개인정보 이용내역 메일을 보냈다는 것은 한 해가 마무리되는 것이기도 하다.
한 해동안 크고 작은 기능을 배포하거나 운영 건으로 수정을 했다.
아쉬운 것도 있고 생각보다 꽤 괜찮은 것도 있는 것 같다.

서비스기획자로 일하는 것은 큰 행운이다. 
비즈니스에 대한 고민을 하며 조금 더 사업적으로 괜찮은 방향을 찾고 답을 찾아가는 과정은 쉽게 해 볼 수 없는 일이기 때문이다.

지나고 보니 경험이다 생각할 수 있지만 내일 다시 찾아올 현실은 문서와 커뮤니케이션 속에 설득의 반복이다.
눈이 뻑뻑하고 따끔거려도 밝은 모니터를 보며 키보드를 두들기며 만든 문서가 구현되었을 때는 제법 성취감이 크다. 
그래서 이 일이 재밌나 보다. 모든 서비스기획자가 또는 기획자가 내년엔 조금 더 즐겁게 일했으면 좋겠다.